10 jaar ervaring in verzuimbegeleiding 
Deel 1: de eerste stappen
Wanneer je medewerker je belt om door te geven dat hij/zij ziek is, horen er een aantal processen te gaan starten.
Dit is om de medewerker zo goed mogelijk te begeleiden. Om te voldoen aan de wetgeving (de bekende Wet Verbetering Poortwachter – WVP). Om als bedrijf te weten waar je aan toe bent en de ziekteperiode te kunnen financieren.
Hier vind je een overzicht van de stappen die je – juist – in de eerste periode van het verzuim moet oppakken.
- De medewerker wordt zo snel mogelijk ziekgemeld in het verzuimsysteem van de arbodienst. De arbodienst krijgt een seintje dat de zieke medewerker benadert moet worden binnen een aantal dagen. Soms zit dat systeem gekoppeld aan de verzekering, maar zeker niet altijd.
- In dat laatste geval, moet er nog apart een melding naar de verzuimverzekering van de werkgever toe. Afhankelijk van de aanbieder is hier een korte termijn voor of juist een wat langere. Dit is belangrijk om in de gaten te houden. Bij sommige verzekeraars moet je binnen twee werkdagen de ziekmelding doorgeven. Wanneer je een ziekmelding te laat doorgeeft aan de verzekering zullen ze de eigenrisicoperiode meestal verlengen met de tijd dat je te laat bent. Als iemand een vermoedelijk kort verzuim heeft is dat natuurlijk niet zo heel erg. Maar wanneer er bijvoorbeeld stagnatie of complicaties optreden wil je het al wel gemeld hebben. De risico-afweging kan je uiteraard zelf maken. Ons advies is altijd een melding doen als je verwacht dat ziekteverzuim de eigenrisicotermijn zal overschrijden.
- De arbodienst zal de medewerker gaan controleren binnen de afgesproken termijn. Meestal telefonisch. Enkele zaken die worden besproken zijn: is de ziekmelding nog actueel, is er al sprake van (deel)herstel en zijn er afspraken met de werkgever gemaakt?
- Volgens Vet Verbetering Poortwachter moet iemand binnen zes weken naar de bedrijfsarts. De probleemanalyse (PA) moet worden opgesteld. Een verzuimverzekeraar zal willen zien dat je die richtlijnen naleeft, soms is dat een voorwaarde om de vergoeding uit te keren.
Er is een uitzondering: bij verwacht (volledig) herstel binnen 13 weken hoef je de bedrijfsarts niet altijd in te zetten. Na 13 weken zal er wel een beoordeling van de bedrijfsarts moeten liggen. Anders keert een verzekering misschien niet uit en loop je een heel hoog risico op een loonsanctie na twee jaar ziekte van het UWV. Dat klinkt misschien ver weg, maar je weet nooit zeker hoe het zal lopen.
- Uiterlijk in week acht zal de werkgever met de werknemer een Plan van Aanpak (PVA) moeten maken en ondertekenen.
De eerste weken van de ziekmelding zijn essentieel. Een stap overslaan is geen optie als je wilt voldoen aan de eisen van de wetgeving.
